Как настроить автоматическую рассылку уведомлений для клиентов

Автор ApiX-Drive, Максим Волошин, фото

Устали вручную информировать клиентов о подтверждении заказа, отправке товара, выставлении счета и других важных событиях в цикле продаж? Настройте рассылки, которые будут автоматически отправлять персонализированные сообщения по email или SMS. Это можно сделать за 15 минут и без помощи программиста.

О каких событиях можно уведомлять клиентов автоматически

Способ, о котором мы расскажем далее, позволяет автоматизировать уведомления о разных типах событий в множестве рабочих сервисов. Рассмотрим самые типичные сценарии.

Получение лида. Допустим, вы собираете заявки от клиентов через рекламные формы на Facebook, ботов в мессенджерах, формы на сайтах или квизы. В таком случае можно настроить автоматическую рассылку для информирования каждого пользователя о том, что его обращение получено.

Например, клиент оставляет имя и email в форме на вашем лендинге, чтобы записаться на бесплатный онлайн-курс. В результате ему на почту автоматически приходит письмо, которое подтверждает запись и сообщает условия участия.

Регистрация заказа. Если вы продаете товары через маркетплейсы вроде Rozetka и Prom или свой магазин на Wix, Tilda, Ecwid или другой популярной платформе, то можете настроить автоматическую отправку уведомлений о подтверждении заказа.

Вот как это работает. Как только клиент оформляет заказ на сайте, ему приходит сообщение о том, что ваши менеджеры уже получили заявку и свяжутся с ним в ближайшее время.

Изменение статуса лида или заказа. Многим компаниям приходится информировать клиентов о различных событиях в процессе обслуживания. Это может быть отправка товара, выставление счета и так далее. Если вы фиксируете состояние заказов в одной из популярных CRM, Google Sheets или системе управления проектами вроде Trello, то можете настроить автоматическую рассылку уведомлений о необходимых изменениях.

Уведомление отправляется, как только сотрудник перемещает заказ в определенный статус (в CRM), табличный лист (в Google Sheets) или список задач (в системе управления проектами) — смотря какой сервис вы используете.

Чем полезна автоматизация рассылок

Есть по меньшей мере три веских причины не отправлять уведомления вручную, а использовать автоматические рассылки.

  • Экономия времени. Поскольку вам или вашим сотрудникам не нужно будет отслеживать новые лиды и отправлять сообщения, вы сможете сосредоточиться на других рабочих делах.
  • Оперативность уведомлений. В силу разных причин сотрудник может написать клиенту несвоевременно. Автоматическая рассылка всегда срабатывает сразу после вызвавшего ее события, поэтому уведомления приходят оперативно. 
  • Гарантии отправки. Сотрудник может и вовсе забыть об уведомлении или по ошибке отправить его на неправильный адрес. Автоматизация исключает человеческий фактор и сводит вероятность того, что отправка не состоится, к минимуму. 

Что вам понадобится для автоматизации

Настроить автоматизацию помогут два инструмента: сервис рассылок и онлайн-коннектор. Остановимся на каждом из них.

1. Сервис рассылок

Такие сервисы позволяют рассылать сообщения от имени компании.

Если вы хотите уведомлять клиентов по SMS, можете использовать для этого, например, международные сервисы Twilio и eSputnik, украинские TurboSMS и AlphaSMS или российские SMS Центр и SMS.RU. Отправка сообщений платная. У каждого сервиса своя система тарифов, вы можете подобрать наиболее подходящие условия для своих задач.

Если желаете, чтобы сообщения отправлялись черезу почту, можете использовать для этого Gmail. В таком случае отправка будет бесплатной.

2. Онлайн-коннектор

Итак, с сервисами для рассылок сообщений разобрались. Кроме них, нам нужен  инструмент, который будет автоматизировать отправку.

Этим средством может стать онлайн-коннектор. Такая платформа способна отслеживать выбранные нами события — будь то получение лида, регистрация заказа или изменения их статусов — и автоматически инициировать отправку нужных уведомлений.

Чтобы настроить автоматизацию, не нужно писать код. Достаточно создать с помощью коннектора интеграцию между CRM, Facebook, Google Sheets или другой системой, в которой происходят интересующие нас события, и сервисом рассылок. Настройка проходит на сайте коннектора, который направляет пользователя подсказками.

Выбирая коннектор, стоит обратить внимание на две вещи:

  • Сервисы, с которыми он совместим. Каждая такая платформа поддерживает сотни инструментов, полные списки можно найти на ее сайте. Например, ApiX-Drive работает почти со всеми рабочими сервисами, популярными на постсоветском пространстве: как международными, так и локальными. Zapier, Integromat и SML ориентируются в первую очередь на западные инструменты.
  • Стоимость использования. Коннекторы работают по подписке, предлагая пользователям гибкие системы тарификации. Как правило, стоимость зависит от количества действий, которые коннектор будет автоматизировать за месяц или другой промежуток времени. Чем их больше, тем дороже подписка.

Как настроить автоматическую рассылку

Чтобы вам было проще разобраться, опишем процесс автоматизации рассылки по шагам.

Допустим, мы используем рекламу Facebook для приема заявок на участие в закрытом вебинаре. Объявление предлагает пользователю оставить в форме свои имя и email.

Наша цель — сделать так, чтобы сразу после отправки данных через форму пользователь получал на почту письмо с подтверждением записи и напоминанием о времени проведения вебинара. Таким образом, коннектор должен отслеживать каждый новый лид в соцсети и инициировать отправку сообщения на предоставленный пользователем адрес.

Для этого мы создадим интеграцию между Facebook и Gmail. А в качестве коннектора воспользуемся ApiX-Drive.

1. Начинаем создание интеграции

Регистрируемся на сайте коннектора. Затем заходим в личный кабинет и кликаем «Создать связь», чтобы перейти к настройкам новой интеграции.

2. Подключаем и настраиваем источник событий

Выбираем в качестве источника Facebook.

Нам нужно, чтобы коннектор отслеживал появление в Facebook новых лидов и выгружал из них контактные данные для последующей отправки сообщений. Поэтому выбираем действие «Загрузить лиды».

Подключаем аккаунт Facebook, через который мы настраивали рекламу вебинара. Вводим логин и пароль от своей учетной записи.

Выбираем страницу, для которой настраивали рекламу, а также лид-форму, собирающую данные пользователей.

Пропускаем дальнейшие шаги, пока на экране не появится надпись «Настройка Источника Данных успешно завершена». После этого переходим к настройке приемника.

3. Подключаем и настраиваем сервис рассылки

Выбираем в качестве приемника данных наш сервис для рассылок — Gmail.

Выбираем действие, которое будет инициировать коннектор: «Отправить письмо».

Подключаем аккаунт Gmail, с которого будут отправляться сообщения записавшимся на вебинар пользователям.

Теперь настраиваем отправку. Сначала указываем, от кого и кому будут отправляться письма. Пункт «От кого» заполняем вручную. После клика на пункт «Кому» в выпадающем списке выбираем поле лид-формы Facebook, из которого коннектор будет автоматически подгружать email текущего пользователя.

Ниже вводим тему и текст письма. При необходимости можно добавить имя пользователя, чтобы сообщение было персонализированным. Достаточно кликнуть на нужное место и выбрать в выпадающем списке поле лид-формы, из которого коннектор будет подтягивать имя.

4. Запускаем интеграцию

Закончив с параметрами отправки, пропускаем дальнейшие шаги, пока система не сообщит, что настройка завершена.

Кликаем «Включить обновление», чтобы запустить интеграцию.

Вот и все. После этого коннектор будет отслеживать появление новых лидов в Facebook и инициировать отправку писем с подтверждением записи через Gmail. Вы в любой момент сможете приостановить, отредактировать или удалить созданную интеграцию. Аналогичным образом можно создать новые интеграции, чтобы автоматизировать отправку уведомлений о других событиях.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *